一、檔案數字化定義：

　　檔案數字化是隨著(zhù)計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò )化的形式相互連接，利用計算機系統進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結構的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現資源共享。

　　檔案數字化是數字檔案建設基礎的工作，傳統載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機檢索、閱讀檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內容管理及面向社會(huì )提高效率的全面服務(wù)。

　　二、檔案數字的優(yōu)點(diǎn)：

　　1、有利于提高高作效率，降低檔案利用成本

　　數字化加工項目完成后，社會(huì )公眾和單位的各級領(lǐng)導、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數字化檔管理系統即時(shí)查詢(xún)利用所需的電子文檔數據原文(件)信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次頻繁利用所造成的大量時(shí)間浪費和重復勞動(dòng)現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2、能夠大限度保管原件和保護檔案實(shí)體安全

　　由于傳統的檔案保管方式不僅占用了大量的庫存空間，管理成本高，檔案易受損。實(shí)現檔案你數字化管理可以通過(guò)權限控制直接在計算機上查閱利用，減少了對檔案原件的調閱次數和復印次數，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以大限度地對檔案原件進(jìn)行有效的保管和保護，確保檔案實(shí)體安全。