檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專(zhuān)門(mén)負責管理各部門(mén)形成的歷史文件的一種專(zhuān)業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會(huì )管理系統中不可缺少的組成部分。通過(guò)提供檔案信息為社會(huì )實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著(zhù)等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應社會(huì )的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì )歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì )存在，也難以發(fā)展。在階級社會(huì )中，檔案管理工作體現一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由于檔案的內容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開(kāi)放，而多數檔案則要在規定期滿(mǎn)后才開(kāi)放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

　　進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類(lèi)檔案保管機構分別集中保存,并制定統一的法規進(jìn)行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長(cháng)檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動(dòng)的目的，也是檢驗檔案管理工作的一個(gè)標準。檔案是歷史的見(jiàn)證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作遵循的原則之一。

　　檔案管理系統是整個(gè)國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個(gè)社會(huì )的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì )信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個(gè)社會(huì )也有意義，不僅具有當前的、現實(shí)的意義，也具有長(cháng)遠的、歷史的意義。