近年來(lái)檔案數字化工作在各級檔案館廣泛展開(kāi)，由此產(chǎn)生大量的數字檔案。圍繞數字檔案長(cháng)期有效保存的論述也是林林總總，這些數字檔案的保管和利用逐漸成為檔案業(yè)界關(guān)注的焦點(diǎn)。但是，隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)2.0的推出，大數據、云計算等新事物的出現，上一代的數據管理方式，尤其是那種以脫機載體為主體的數據保管方式被發(fā)現的問(wèn)題越來(lái)越多。數字檔案長(cháng)期保存的要求與計算機設備隔代不兼容的矛盾依舊突出，鎖定既定的設備制定一系列保管措施的做法一直無(wú)法化解這對矛盾，數據丟失的風(fēng)險依然存在。

　　一、脫機載體長(cháng)久保存的技術(shù)風(fēng)險

　　目前檔案館數字化工作一般都委托給專(zhuān)業(yè)公司，數字化以后的掃描件一是掛接到應用系統的數據存放區域，二是刻錄到光盤(pán)。由于數據量很大，交付的光盤(pán)數量也多，一般都要上千張，加之有的檔案館為了保險起見(jiàn)，往往要求專(zhuān)業(yè)公司刻錄3～4套備份盤(pán)，光盤(pán)的數量隨之增加幾倍，這對檔案館而言，實(shí)際上增加了管理負擔。因為存放的光盤(pán)不僅僅是立放在庫房的柜子里就相安無(wú)事，而是需要定期進(jìn)行可讀性檢測，長(cháng)期沒(méi)有檢測的光盤(pán)不能保證光盤(pán)中的數據是否可讀，而光盤(pán)逐一檢測又是一件費時(shí)費力的工作。

　　二、檔案館計算機機房及信息系統正常運行的管理風(fēng)險

　　隨著(zhù)數字化工作的快速推進(jìn)，檔案館數據量的急劇增大，一方面檔案查詢(xún)效率不斷提高，另一方面管理風(fēng)險也不斷增加。為了合理部署數據存儲設備和安全因素，檔案館的信息資源的存放有在線(xiàn)、近線(xiàn)和離線(xiàn)三種方式，同時(shí)又不時(shí)有新增數據導入和離線(xiàn)數據導出。這種數據操作有的通過(guò)程序驅動(dòng)相應設備自動(dòng)完成，有的依靠機房管理人員手動(dòng)操作。無(wú)論自動(dòng)還是手動(dòng)操作數據，在缺乏校驗機制的情況下，數據出錯的風(fēng)險依然存在。

　　檔案館計算機機房的各項設備，包括應用服務(wù)器、數據服務(wù)器、數據備份設備、網(wǎng)絡(luò )交換機、不間斷電源、空調設備以及各類(lèi)安全設施的正常運轉，才能保障檔案信息系統的正常運行。

　　計算機機房的設備管理和數據管理，一是需要管理人員具備相應的技術(shù)能力，二是責任心，三是管理措施保障。

　　現行機房建設的運維安全措施一般都有替代功能，某一設備發(fā)生故障，備用的設備會(huì )接替運行。如果有的檔案館沒(méi)有這種安全措施，服務(wù)器崩潰影響檔案館正常工作的風(fēng)險是很高的，嚴重的可導致數據丟失。

　　雖然發(fā)生火災、地震或恐怖襲擊等極端情況的概率很小，萬(wàn)一真的遇有極端情況發(fā)生，對目前一些檔案館也可能是致命的。盡管這些檔案館采用了異地備份，通過(guò)移動(dòng)硬盤(pán)甚至光盤(pán)將所有的數據下載，并送至結對的檔案館存放，以備極端情況出現以后進(jìn)行數據恢復。但是這些脫機數據并未經(jīng)過(guò)有效性檢測，也沒(méi)有進(jìn)行數據復原測試，這些數據能否復原還是個(gè)懸念。

　　常見(jiàn)的數據管理風(fēng)險是在數據手動(dòng)導入或通過(guò)應用系統導入、導出、刪除操作中出現數據丟失和數據冗余，造成目錄數據庫和實(shí)體檔案不能一一對應，長(cháng)期操作錯誤的積累將導致檔案利用的查全率和查準率下降，庫房實(shí)體檔案數量統計出現偏差。

　　應用軟件系統的風(fēng)險是取決于能否選對軟件公司，低質(zhì)量的應用軟件故障率很高，直接影響日常工作。一旦軟件公司撤離或倒閉，應用軟件系統不得不廢棄。同時(shí)與應用系統鏈接的數據庫以及全文信息需要遷移到新系統時(shí)，又可能由于加密等原因，使得后續軟件公司無(wú)法接手這些數據，造成數據廢棄。

　　三、建立風(fēng)險應對機制和檔案信息資源保管體系

　　建立風(fēng)險應對機制是為了避免管理風(fēng)險和技術(shù)風(fēng)險，掃描件沒(méi)有復雜的元數據羈絆，其數據的格式、應用系統的數據調用以及運行環(huán)境是可控的。檔案館在開(kāi)展數字化工作之前就可以進(jìn)行數據規劃，確定數據長(cháng)期保存和利用方式，對未來(lái)可能出現的技術(shù)風(fēng)險進(jìn)行評估。

　　1.建立數據規劃及實(shí)施方案

　　數據規劃就要考慮檔案館可能產(chǎn)生的數據總量，每年的增量，數據的訪(fǎng)問(wèn)量，數據的格式以及數據在線(xiàn)、近線(xiàn)和離線(xiàn)存放的規則。如果沒(méi)有數據規劃，配置的存儲設備或離線(xiàn)存儲的載體過(guò)于冗余，結果不僅是浪費，而且還可能產(chǎn)生以為多備份幾套就會(huì )保險的心理，而疏于管理。

　　沒(méi)有數據規劃的設備配置是盲目的，例如某一檔案館數據總量不足1T B，數字化開(kāi)展后每年的增量也不超過(guò)1T B，數字化的數據除了磁帶、移動(dòng)硬盤(pán)、同時(shí)備份幾套光盤(pán)之外，又配置了20T B的磁盤(pán)陣列，這顯然很不合理。根據檔案館數據量測算，這個(gè)磁盤(pán)陣列的容量可以用20年，而磁盤(pán)陣列價(jià)格下降速度很快，所以沒(méi)必要過(guò)早地預留大的存儲空間。另外，大型網(wǎng)絡(luò )數據庫的使用、操作系統、W E B服務(wù)器、應用系統和硬件服務(wù)器的維護，需要購買(mǎi)相應的服務(wù)。

　　數據規劃的實(shí)施方案是對數據安全的一種操作規定，包括數據全備、增備、異地備份的操作要求和檢測要求，使檔案館管理人員對數據安全能夠完全自主掌控。數據規劃應依靠專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)公司幫助完成，其中包含了數據總量預測、數據存儲方式、數據備份策略、數據安全防范措施、數據遷移方法和突發(fā)極端事件的應對預案。

　　2.采用技術(shù)手段進(jìn)行事故干擾和報警

　　在以往發(fā)生服務(wù)器故障造成數據丟失的事件，并非缺少備份措施和管理制度，往往是因很多備份設備無(wú)人值守，自動(dòng)執行備份，由于電壓、電流不穩定或備份軟件的問(wèn)題難免發(fā)生錯誤，管理人員直到服務(wù)器出了故障，數據庫重新安裝，導入備份數據時(shí)，才發(fā)現數據有問(wèn)題，但為時(shí)已晚。

　　將機房所有運行設備，包括數據備份都連上監管系統，只要一發(fā)生故障就及時(shí)采取相應措施并通過(guò)短信報警，使管理人員及時(shí)趕來(lái)檢查、處理，避免造成更大的傷害。例如，檢測系統發(fā)現空調停止運轉，機房溫度達到一個(gè)臨界點(diǎn)，立即關(guān)閉服務(wù)器等設備，并發(fā)出報警短信。

　　3.從宏觀(guān)層面設計檔案信息資源長(cháng)久保存方案

　　全國各級檔案館開(kāi)展的數字化工作產(chǎn)生的信息量已經(jīng)極其巨大，目前這種各自為政的保管模式隱含了諸多風(fēng)險。當前社會(huì )信息化已經(jīng)到了大數據時(shí)代，各種相應的計算機技術(shù)和存儲設備也是日新月異，云計算這種在線(xiàn)分布式數據存儲方式已經(jīng)在很多行業(yè)應用。如何利用這些新技術(shù)解決檔案數字化產(chǎn)生的巨量數據長(cháng)久保存問(wèn)題，是否建立一個(gè)檔案云，這是需要檔案行政主管部門(mén)牽頭研究的項目。在一定的行政區域中建立一個(gè)檔案數據中心，將分散的資源、分散的投入集中在一起，通過(guò)強大的技術(shù)力量、優(yōu)越的設備條件和先進(jìn)的管理方式，使得數字資源能夠有效保存。

　　數字化是建設檔案信息資源體系的必經(jīng)之路，從宏觀(guān)層面決策新技術(shù)的應用是規避風(fēng)險的途徑。