檔案是國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

　　檔案的基本特點(diǎn)：職能性、原始性、價(jià)值性。

　　檔案工作的基本性質(zhì)：專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性、機要性。

　　檔案的主要價(jià)值：憑證價(jià)值、信息價(jià)值。

　　目前，檔案室保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，檔案信息資源的經(jīng)濟價(jià)值和社會(huì )價(jià)值難以充分實(shí)現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。 檔案數字化以后，對檔案的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

　　首先，檔案數字化能有效地保護檔案原件。

　　1. 代替原件使用，把原件妥善地保存起來(lái)，便可以有效地延長(cháng)原件的保存時(shí)間。

　　2. 數字化副本分地保存。對那些需要長(cháng)期或長(cháng)久保存的重要檔案，可以用數據備份的方法制成多份數字化副本的備份分地保存。

　　3. 恢復檔案材料模糊褪變的字跡。有些檔案材料由于紙張、字跡和保管條件等因素，字跡出現了模糊擴散或褪變。這種檔案可以經(jīng)過(guò)計算機掃描技術(shù)生成數字影像，再利用計算機圖像處理技術(shù)就可以恢復模糊褪變字跡。

　　其次，檔案數字化能改善檔案的利用方式。

　　檔案的數字化副本以其積極的、動(dòng)態(tài)的特性改變了長(cháng)久以來(lái)的檔案利用方式。

　　1.不再受“孤本”的限制。

　　2.異地調閱，數字影像文件可以通過(guò)計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來(lái)了解檔案，利用檔案。

　　3.“時(shí)間”不再是限制，利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件。數字化以后，將已開(kāi)放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。