一、紙質(zhì)檔案數字化加工成果數據驗收過(guò)程管理

　　根據《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》規定數據驗收主要包括：數據抽檢、驗收指標、驗收審核、驗收登記四個(gè)方面的內容。組織嚴格規范的數據驗收，是保證數字化加工質(zhì)量的重要手段，紙質(zhì)檔案數字化加工，任何一個(gè)邏輯錯誤，都會(huì )給數據的管理和使用帶來(lái)麻煩或隱患，要賦予數字化加工各環(huán)節工作人員質(zhì)量檢查任務(wù)，每個(gè)工作人員操作前，要先對上一環(huán)節提供的檔案或數據進(jìn)行質(zhì)量檢查；檔案掃描員負責檢查檔案前處理質(zhì)量，圖像處理員負責檢查檔案前處理和檔案掃描質(zhì)量，數據掛接員負責檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質(zhì)量，質(zhì)檢員負責檢查所有環(huán)節工作質(zhì)量，各班組長(cháng)負責檢查本班組人員工作質(zhì)量。數據驗收包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質(zhì)量，抽檢的比率是一個(gè)全宗不得低于5%，如出現目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標記為“不合格”；一個(gè)全宗的檔案，數字化轉換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上時(shí)，給予驗收“通過(guò)”，驗收結論必須經(jīng)處室相關(guān)人員、局館領(lǐng)導審核簽字后方可有效，并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數字化驗收登記表單，數據驗收過(guò)程結束。

　　二、紙質(zhì)檔案數字化加工成果安全管理

　　為保證紙質(zhì)檔案數字副本是檔案原件真實(shí)、完整、可靠與可用的復制件，必須在紙質(zhì)檔案數字化過(guò)程中實(shí)施全程安全管理。應建立安全管理措施，對數字化對象實(shí)行審批制，采用適合的數字化技術(shù)，執行規定的質(zhì)量控制程序，準確制作各個(gè)環(huán)節并由當事責任人的簽字，數字化成果按規范要求移交，確保檔案原件與檔案信息安全。對進(jìn)行數字化的檔案原件，在拆裝、整理、修復等過(guò)程中，應遵循小干預、保持原貌以及適宜性、相似性與可逆性原則，大限度減少數字化轉換對檔案原件可能造成的損傷或形制變化。數字化檔案離開(kāi)了計算機及相應的軟件，就無(wú)法生成、傳遞、識別，為保證數據安全，完整數據應及時(shí)進(jìn)行備份，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線(xiàn)、離線(xiàn)相結合的方式實(shí)現多套備份，并注意異地保存。備份數據也應進(jìn)行檢驗，備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開(kāi)、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。數據備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。

　　紙質(zhì)檔案數字化加工工作是一項長(cháng)期而又復雜的任務(wù)，在開(kāi)展紙質(zhì)檔案數字化加工實(shí)踐過(guò)程中會(huì )不斷地涌現新的情況、新的問(wèn)題、新的技術(shù)，這就要求我們必須不斷加強規范紙質(zhì)檔案數字化加工的過(guò)程管理，確保紙質(zhì)檔案數字化加工工作的順利開(kāi)展。