檔案整理的內容

　　一、檔案整理的內容

　　包括:區分全宗、全宗內檔案分類(lèi)、、案卷封面編目、案卷目錄編制。

　　二、具體內容:

　　(1)會(huì )計憑證類(lèi):反映資金牧付業(yè)務(wù)的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證。

　　(2)財務(wù)報告類(lèi):包括月度、季度、年度的出納報告、附注及文字說(shuō)明，銀行存款對賬單應銀行存款余額調節表，其他出納報告。

　　(3)會(huì )計賬簿類(lèi):現金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細賬、輔助賬簿及其他備查薄。

　　(4)其他類(lèi):作為收付依據的合同、協(xié)議及其他文件;按規定應單獨存放保管的重要票證單據，如作廢的支票、作廢的發(fā)票存根聯(lián)與發(fā)票、作廢的收據存根聯(lián)與收據;出納盤(pán)點(diǎn)表和出納考核報告等。

　　(5)檔案管理類(lèi):出納檔案移交清冊、出納檔案保管清冊以及出納檔案銷(xiāo)毀清冊。出納人員對檔案進(jìn)行整理時(shí)，一般包括分類(lèi)、裝訂和成冊三個(gè)步驟。

　　檔案整理的意義：

　　1、準確反映企業(yè)的成長(cháng)歷程

　　檔案記錄著(zhù)企業(yè)成長(cháng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開(kāi)業(yè)，創(chuàng )業(yè)者是誰(shuí)，何時(shí)盈利，何時(shí)擴張，戰略目標調整過(guò)幾次、有無(wú)變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩、何時(shí)動(dòng)蕩，原因何在，也可以從中找到規律和解答。

　　2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　企業(yè)檔案無(wú)不涉及商業(yè)機密，如果沒(méi)有統一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統一管理，而且還有要保密意識。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，進(jìn)行同比分析或方案對比，沒(méi)有檔案就無(wú)法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過(guò)活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時(shí)候。做決策離不開(kāi)檔案資料。

　　4、企業(yè)文化的活標本

　　很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設總喜歡請專(zhuān)家幫忙，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規范、員工行為、廠(chǎng)容廠(chǎng)貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養創(chuàng )建起來(lái)的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時(shí)，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價(jià)值觀(guān)、制度規范、行為準則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內容就有了。再結合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及員工代表的事跡總結，企業(yè)文化就豐富起來(lái)了。

　　5、企業(yè)宣傳的資料庫

　　檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時(shí)，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無(wú)一害。檔案管理實(shí)在是一舉多得的事情。

　　6、員工成長(cháng)的斷代史

　　很多企業(yè)員工進(jìn)來(lái)時(shí)一張表，出去時(shí)還是一張表。更有甚者，這個(gè)員工一走，這一張表也不知什么時(shí)候就消失得無(wú)影無(wú)蹤了。這實(shí)在是大錯特錯的事。人事部門(mén)對于已經(jīng)離職的員工檔案應該定期移交檔案管理部門(mén)。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說(shuō)不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點(diǎn)夸張，但并非沒(méi)有可能。人事部門(mén)應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，準確及時(shí)記錄員工成長(cháng)的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長(cháng)歷程。企業(yè)人事檔案應該成為員工成長(cháng)的斷代史。