1）提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數字化加工項目完成后，社會(huì )公眾（開(kāi)放檔案）和單位的各級領(lǐng)導、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數字化檔案管理系統即時(shí)查詢(xún)利用所需要的電子文檔數據原文（件）信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉所造成的大量時(shí)間浪費和重復勞動(dòng)現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2）大限度保管和保護庫存檔案實(shí)體安全

　　由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。實(shí)現檔案數字化管理可以通過(guò)權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護，確保檔案實(shí)體安全。

　　3）陽(yáng)光政務(wù) 提升形象

　　庫存檔案實(shí)現數字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門(mén)貫徹科學(xué)發(fā)展觀(guān)，實(shí)施國家檔案事業(yè)“十一五”規劃的大事，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現代化的具體舉措；既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現了現代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著(zhù)，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學(xué)化、規范化、網(wǎng)絡(luò )化、信息化的整體發(fā)展要求。