隨著(zhù)我國不動(dòng)產(chǎn)統一登記制度的全面實(shí)施，各地不動(dòng)產(chǎn)登記機構在工作中產(chǎn)生了大量不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。那什么是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案呢?

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是指不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)在不動(dòng)產(chǎn)權屬調查、登記、轉移、變更等工作中具有保存價(jià)值的歷史記錄，主要記載形式為不動(dòng)產(chǎn)登記簿，包含以各類(lèi)相關(guān)紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò )登記表為主的原始憑證材料。

　　檔案內容

　　01

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案包括從房管部門(mén)移交的房屋登記檔案、從農業(yè)部門(mén)移交的承包地登記檔案、從林業(yè)部門(mén)移交的林權登記檔案以及不動(dòng)產(chǎn)登記中心制作的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，含紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式。

　　02

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的內容包括在登記工作中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的紙質(zhì)檔案和電子檔案，包括權屬來(lái)源資料、登記申請材料、登記機構的內部審核文件以及具有保存價(jià)值的其他材料(如∶實(shí)地查看記錄、登記現場(chǎng)詢(xún)問(wèn)筆錄及照片或聲像、各種稅費的繳納憑證、契約、司法協(xié)助文書(shū)、不動(dòng)產(chǎn)登記簿、不動(dòng)產(chǎn)測繪資料、不予登記決定、查詢(xún)申請表等)。

　　03

　　不動(dòng)產(chǎn)登記簿以電子介質(zhì)存放為準，存儲于不動(dòng)產(chǎn)登記數據庫中，做好不動(dòng)產(chǎn)登記簿的實(shí)時(shí)電子備份。電子不動(dòng)產(chǎn)登記薄應轉換形成的紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記簿，紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記簿須存放在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門(mén)，并由登記實(shí)施部門(mén)會(huì )同不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門(mén)負責維護。

　　04

　　不動(dòng)產(chǎn)測繪資料為不動(dòng)產(chǎn)登記中心測繪管理部門(mén)移交的不動(dòng)產(chǎn)測繪的相關(guān)資料，一般以宗地為單位立卷歸檔保存。

　　立卷歸檔

　　√

　　從房管、林業(yè)、農業(yè)等部門(mén)接收的電子檔案應留底存檔，同時(shí)按照不動(dòng)產(chǎn)統一登記的要求，逐步進(jìn)行檔案資料融合形成不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案庫;接收的紙質(zhì)檔案應單獨保存。在辦理不動(dòng)產(chǎn)變更登記過(guò)程中連步整理為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。

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　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案必須在各級不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理部門(mén)集中歸檔管理，任何單位和個(gè)人不得拒絕歸檔或者據為已有。

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　　每件(宗)不動(dòng)產(chǎn)登記工作完成后，登記人員應當及時(shí)將整好的權屬資料、文件等經(jīng)登記負責人審查后，送交檔案室立卷歸檔。檔案管理部門(mén)要對送來(lái)的資料進(jìn)行審查，確保送來(lái)的資料符合要求后簽字接收。

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　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應當做到書(shū)寫(xiě)符合標準、字跡工整、內容規范、圖形清晰、數據準確、符合檔案立卷歸檔的要求。手工填寫(xiě)的部分采用墨汁或碳素墨水書(shū)寫(xiě)檔案，字跡要工整，圖樣要清晰。由原電子檔案或各級房管部門(mén)通過(guò)數據接口推送而來(lái)的電子檔案資料轉化的紙質(zhì)資料應加蓋檔案專(zhuān)用章。

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　　應建立電子檔案庫，方便檔案的查詢(xún)工作。電子檔案由紙質(zhì)檔案掃描錄入而成，紙質(zhì)檔案的掃描入庫工作須在信息化工作人員的協(xié)助下進(jìn)行，應建立電子檔案與不動(dòng)產(chǎn)登記數據的關(guān)聯(lián)。單頁(yè)材料采用JPG格式存儲，多頁(yè)材料可以采用pdf格式或JPG格式存儲，適當減小頁(yè)面數據量，以圖面清晰能識別為度。

　　檔案分類(lèi)

　　01

　　按不動(dòng)產(chǎn)地理位置分類(lèi)

　　不動(dòng)產(chǎn)作為自然物的首要特性即不可移動(dòng)性，又稱(chēng)為位置固定性。無(wú)論不動(dòng)產(chǎn)的自然狀況、權屬狀況發(fā)生怎樣的變化，其地理位置始終不變，因此可以按不動(dòng)產(chǎn)所在的地理位置對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類(lèi)。一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記機構一般負責一個(gè)地籍區的不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)，其不動(dòng)產(chǎn)登記檔案可按“地籍區+地籍子區(或街坊)+宗地+地上定著(zhù)物”分類(lèi)。

　　采用這一分類(lèi)方法，可以直接使用不動(dòng)產(chǎn)單元號的第二至四段代碼作為檔案號。不動(dòng)產(chǎn)單元號即不動(dòng)產(chǎn)的“身份證號”，共有28位，分為4段∶一段表示所在行政區劃代碼，6位;第二段表示地籍區和地籍子區代碼，6位;第三段表示宗地號代碼，7位;第四段表示定作物編碼，9位。

　　采用該分類(lèi)方法的優(yōu)點(diǎn)是，檔案在庫房中也按分類(lèi)號分區排放，同一地理位置的所有檔案均存放在一起，檔案管理人員只要熟悉本地區街坊、道路，也就能熟悉館(室)藏檔案，手工檢索查檔也非常方便快捷，適用于傳統的檔案管理方式。該分類(lèi)方法的缺點(diǎn)是，不動(dòng)產(chǎn)會(huì )因自然狀況、權屬狀況的變化而產(chǎn)生新的登記檔案，因此檔案上架排放時(shí)需要預留空間，故庫房利用率較低。特別是在房屋交易頻繁的情況下，房屋類(lèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數量增長(cháng)較快，且不同地理位置的增速不平均，導致檔案架(柜)預留空間有的地方不夠用、有的地方用不完，檔案庫房每隔幾年就需要倒架(柜)，耗費大量人力物力。

　　02

　　按檔案形成年度分類(lèi)

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案按業(yè)務(wù)件立卷，可以以該件業(yè)務(wù)登簿日期或歸檔日期確定其所屬年度，每一年度下面再按不動(dòng)產(chǎn)權利類(lèi)型分小類(lèi)、編序號。不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)雖然類(lèi)型較多、關(guān)聯(lián)關(guān)系復雜，但具體到一宗業(yè)務(wù)卻相對簡(jiǎn)單，從受理到完成登記、資料歸檔少則三五天、多則十幾天，跨年度的登記業(yè)務(wù)較少，按年度分類(lèi)操作簡(jiǎn)便。

　　采用該分類(lèi)方法的優(yōu)點(diǎn)是，每一年度結束，該年度所形成的檔案數量能夠確定下來(lái)，不會(huì )再增加或減少;所占用的存放空間也是確定的，無(wú)需預留，這樣就提高了庫房的利用率、節約了保管成本。缺點(diǎn)是，同一地理位置的、存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的多件檔案會(huì )因為年度不同而分散存放，如果需要一次性調閱上述多個(gè)檔案原件，比較費時(shí)費力。但隨著(zhù)檔案數字化的快速推進(jìn)，檔案原件調閱率逐步下降，上述缺點(diǎn)可以忽略。

　　03

　　按不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)類(lèi)型分類(lèi)

　　根據《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規范(試行)》，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)可分為12 種業(yè)務(wù)類(lèi)型∶(1)集體土地所有權登記;(2)國有建設用地使用權登記;(3)國有建設用地使用權及房屋所有權登記;(4)宅基地使用權及房屋所有權登記;(5)集體建設用地使用權及建筑物、構筑物所有權登記;(6)海域使用權及建筑物、構筑物所有權登記(內陸城市沒(méi)有此類(lèi)型);(7)地役權登記;(8)抵押權登記;(9)預告登記;(10)更正登記;(11)異議登記;(12)查封登記。每一類(lèi)編制一個(gè)兩位數的業(yè)務(wù)代碼，今后有新增的業(yè)務(wù)類(lèi)型可隨之增加。

　　采用該分類(lèi)方法的優(yōu)點(diǎn)是，不同業(yè)務(wù)類(lèi)型的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案相對集中存放，便于按"主題"查找，同時(shí)易于區分保管期限不同的檔案。該分類(lèi)方法的缺點(diǎn)是，不動(dòng)產(chǎn)登記受理環(huán)節為簡(jiǎn)化程序、方便群眾，會(huì )將部分關(guān)聯(lián)緊密的不同類(lèi)型業(yè)務(wù)合并辦理，分類(lèi)時(shí)存在交叉情況。