對人事檔案進(jìn)行分析

　　一，整理人事檔案的意義

　　人事檔案的整理是檔案的基礎設施之一。人事檔案材料只有整理好才能轉化為人事檔案。人事檔案整理的目的是使人事檔案材料系統化、組織化。所謂系統，就是根據材料的性質(zhì)和形式，保持材料之間的內在聯(lián)系。所謂組織，就是檔案材料整理好之后，要求層次分明，項目清晰，制度完整。人事檔案的整理必須按照一定的規則、方法和程序進(jìn)行。人事檔案的整理是一項常規的業(yè)務(wù)工作，是人事檔案工作中不可或缺的重要環(huán)節。

　　1)整理工作是將亂七八糟的人事檔案材料轉化為有條不紊、系統的人事檔案的途徑。未整理的檔案材料只是構成人事檔案的因素，不能稱(chēng)之為檔案。人事檔案只有在整理完成轉換工作后，才能稱(chēng)之為科學(xué)意義上的人事檔案。

　　2)整理是保證人事檔案完整性和安全性的重要手段。檔案經(jīng)過(guò)整理和裝訂，可以有效防止和糾正零散材料在檢查和傳輸過(guò)程中的錯誤安裝和混合錯誤;可以有效避免或防止材料丟失;維護人事檔案的完整性和安全性。

　　3)整理是加強人事檔案保管的重要基礎。未整理好的檔案材料雜亂無(wú)章，眼睛模糊不清，所有的材料都要在查閱的時(shí)候看完，這樣不僅增加了查閱的難度，浪費了時(shí)間，容易出錯，還容易撕裂、卷曲、損壞檔案材料。整理后有利于加強人事檔案的保管，延長(cháng)檔案的使用壽命。

　　4)整理是方便快捷使用人事檔案的重要條件。文件整理后，可以檢查材料收集是否有遺漏或重復，檢查和識別工作質(zhì)量，促進(jìn)材料的收集、歸檔和識別。同時(shí)，分類(lèi)有序的人事檔案可以讓閱讀者有規律地遵循，從而提高使用效率。

　　第二，整理人事檔案的必要性

　　整理人事檔案主要有以下幾種情況：

　　1)新建各類(lèi)人員人事檔案時(shí)需要整理。對于新增的各類(lèi)工作人員，如分配工作的大中專(zhuān)畢業(yè)生、從社會(huì )上選拔聘用的國家機關(guān)工作人員、企業(yè)招聘聘用的新員工等。如果沒(méi)有檔案，必須建立檔案，并按規定系統整理。

　　2)需要對人事檔案類(lèi)型的轉換進(jìn)行整理。由于各類(lèi)人員在社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)中的工作單位性質(zhì)和身份發(fā)生了變化，其人事檔案也需要相應的類(lèi)型轉換。比如企業(yè)員工被國家干部錄用，他們的人事檔案會(huì )從工人檔案變成干部檔案，部隊軍官會(huì )在當地工作，他們的人事檔案也會(huì )從軍人檔案變成干部檔案。在這種情況下，需要根據轉換后的人事檔案類(lèi)型要求進(jìn)行整理。

　　3)人事檔案工作相關(guān)法律法規對人事檔案內容及其分類(lèi)有新要求時(shí)，需要進(jìn)行整理。由于人事工作和人事檔案工作本身的發(fā)展需要，人事檔案工作的相關(guān)規定在調整人事檔案內容分類(lèi)安排時(shí)，應當對人事檔案進(jìn)行一般安排，以滿(mǎn)足新形勢的需要，滿(mǎn)足新規定的要求。一般安排主要是從上到下統一安排的全面安排。

　　4)在日常保管工作中，當人事檔案零件材料較多時(shí)，需要進(jìn)行整理，即添加材料的補充和整理。人事檔案是動(dòng)態(tài)的，在組織人事、勞動(dòng)等工作時(shí)，會(huì )不斷形成反映各類(lèi)人員在社會(huì )實(shí)踐中德、能、勤、績(jì)的新材料，需要及時(shí)補充到人事檔案中。在日常管理中，當發(fā)現一些人事檔案零件材料積累較多時(shí)，需要局部整理人事檔案。

　　5)在人事檔案轉移工作中，需要進(jìn)行整理。人事檔案需要轉移的，轉移單位在轉移前應當對人事檔案進(jìn)行整理，如人員商業(yè)調查、提交職務(wù)任免、辦理后政審等。人事檔案管理部門(mén)收到轉移部門(mén)管理的人事檔案后，發(fā)現未整理的，應當在入庫前進(jìn)行整理。