文件工作中的問(wèn)題分析

　　(一)數據收集難度較大。文件的整理過(guò)程必須保證文件的完整性和真實(shí)性。然而，中國的檔案整理工作大多是由政府發(fā)起的，而人們的檔案意識薄弱，很少參與其中，人們掌握的許多信息也沒(méi)有得到利用。(二)整理過(guò)程時(shí)間長(cháng)。大型活動(dòng)，特別是一些國際活動(dòng)，時(shí)間跨度特別長(cháng)。例如，2008年中國在北京舉辦的奧運會(huì )，從申奧成功開(kāi)始，經(jīng)過(guò)6年的準備，開(kāi)始準備。這樣的大型活動(dòng)需要安排專(zhuān)業(yè)的檔案整理人員進(jìn)行跟蹤整理，才能做好整理工作。如果事情結束后進(jìn)行總結整理，很多細節都會(huì )被忽略，事件的完整性無(wú)法保證。三是工作效率低下。一些重大活動(dòng)是跨地區、跨行業(yè)的。檔案整理人員在工作中沒(méi)有得到活動(dòng)參與者的幫助，也沒(méi)有采取有效的數據移交措施。檔案整理人員工作更加困難，無(wú)法高效優(yōu)質(zhì)地完成整理工作。檔案利用程度低(四)。檔案的機動(dòng)性無(wú)法在檔案工作中發(fā)揮作用，受保密機制和工作程序化的影響，檔案的社會(huì )價(jià)值沒(méi)有得到很好的利用。許多不再需要保密的文件沒(méi)有公開(kāi)。人們對事件了解不透徹，對事件要傳達的理念不會(huì )產(chǎn)生共鳴，對社會(huì )各種政治建設、經(jīng)濟建設、文化建設、生態(tài)建設沒(méi)有正能量輻射。

　　改進(jìn)檔案工作的措施

　　一，加強立法和制度建設。2005年4月1日，一部省級政府規章《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》正式實(shí)施，規范重大活動(dòng)檔案管理。此后，云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、寧夏、山東等省市相繼出臺了省級重大活動(dòng)檔案管理辦法。使重大活動(dòng)和專(zhuān)項工作檔案管理有法可依，有章可循。建立和完善檔案部門(mén)的工作機制。一，建立登記備案制度。對于有計劃組織的重大活動(dòng)，檔案行政部門(mén)可以提前考慮，盡早安排，其檔案的收集和整理相對可控。登記每個(gè)重大活動(dòng)或專(zhuān)有項目。檔案管理人員不能參與活動(dòng)，增加了數據收集的難度，在整理過(guò)程中出現了錯誤或無(wú)記錄。第二，建立針對突發(fā)事件的計劃機制。對于突發(fā)災害，工作人員應盡快保存檔案，反應迅速，效率高。只有在正確的預案機制的指導下，檔案保存才能有序進(jìn)行。制定明確的規章制度。檔案管理人員在工作中要恪盡職守，盡職盡責，端正工作態(tài)度，嚴格按照法律法規整理檔案。三是加強區域間的合作。文件整理是跨區域的，每個(gè)區域的文件管理部門(mén)都不能把工作做得美。只有加強區域間的合作，建立良好的數據交付機制，共享數據，才能保證文件的完整性和真實(shí)性，提高文件的利用率，實(shí)現雙贏(yíng)。與此同時(shí)，要注意區分檔案保管機構的性質(zhì)。國家綜合檔案館、國家專(zhuān)用檔案館、科研機構及相關(guān)職能部門(mén)檔案館(室)。這些不同的檔案保管機構在收集和保存重大活動(dòng)檔案方面要有自己的側重點(diǎn)和分工，必須要求將重大活動(dòng)檔案移交給國家綜合檔案館。加強專(zhuān)項工作檔案的開(kāi)發(fā)和利用。整理檔案的意義在于利用檔案。對檔案進(jìn)行整理時(shí)，可采用紙質(zhì)與電子相結合的方式，兩者結合的方式可減少檔案的磨損和缺失。專(zhuān)項工作檔案的形成、收集和整理主要依靠組織承辦單位，這些組織承辦單位主要用于一段時(shí)間內使用這些檔案，但活動(dòng)結束后，這些檔案應按規定移交檔案館。因此，檔案館必須加強專(zhuān)項工作檔案的開(kāi)發(fā)和利用，特別是為重大活動(dòng)組織承辦單位提供良好的服務(wù)。比如重大活動(dòng)結束后，可以及時(shí)制作一些專(zhuān)項工作檔案，匯編分發(fā)給重大活動(dòng)組織承辦單位，滿(mǎn)足他們經(jīng)常使用專(zhuān)項工作檔案的需要。提高檔案利用率。對一些不涉及國家秘密和個(gè)人利益的檔案，要在一時(shí)間公開(kāi)，提高檔案的開(kāi)發(fā)利用率。