會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)報告等會(huì )計專(zhuān)業(yè)資料，是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據，是單位的重要經(jīng)濟檔案，是檢查企事業(yè)單位過(guò)去經(jīng)濟活動(dòng)的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。今日小編主要與大家分享會(huì )計檔案的具體整理方法。

　　首先，具體整理會(huì )計檔案的方法

　　整理會(huì )計報表

　　會(huì )計報表一般包括年度報表、月度(季度)報表、不定期專(zhuān)用報表、主要財務(wù)指數快報等。在整理過(guò)程中，只需將這些報表整理成卷即可。

　　會(huì )計報表的具體整理方法是:將一個(gè)會(huì )計年度的年度報表、季度報表、月度報表分開(kāi);年度報表(決算報表)單獨立卷，不與季度和月度報表混淆;季度和月度報表根據報表的數量進(jìn)行分組。如果數量很少，可以在1-11月分組一卷。如果數量較多，可以每月一卷或多卷，取決于季度和月度報表的類(lèi)型和數量。

　　例1：會(huì )計報表組卷案例。

　　XXX(單位名稱(chēng))二〇〇九年會(huì )計年度報告

　　XXX(單位名稱(chēng))二〇一〇每年1-11月會(huì )計月報表

　　會(huì )計報表的組卷要求與文件和材料的組卷要求相同，可以使用文件和檔案的組卷目錄、封面和封底。每卷必須在卷中編寫(xiě)頁(yè)號，填寫(xiě)卷中的目錄，并用文件和檔案的小卷皮裝訂成冊;每份文件的封面應擬定標題，并填寫(xiě)保管期限和其他項目。

　　(1)整理年度會(huì )計報表的步驟。

　?、偬顚?xiě)封面?？梢杂梦募n案的小卷皮作為封面，也可以自己制作封面，擬寫(xiě)文件標題，比如“XX市人事局2009年會(huì )計年度會(huì )計報表”。

　?、谔顚?xiě)卷內目錄。與文件檔案的卷內文件目錄一般，一般每年占一欄(只有一份年度會(huì )計報表)。

　?、蹖δ甓葧?huì )計報表進(jìn)行整理。

　?、芴詈梅獾?。在試卷中填寫(xiě)備考表格的內容，如立卷人、檢查人員、立卷時(shí)間等。

　?、莅错樞蜓b訂封面、卷內目錄、會(huì )計報表、封底即可。

　　(2)整理月度和季度會(huì )計報表的步驟。

　?、偬詈梅饷?。和年報一樣。

　?、谔顚?xiě)卷內目錄。與文件檔案的卷內文件目錄紙一起使用，每月(季)報表占一欄，按實(shí)際月、季數填寫(xiě)。

　?、壅碓露群图径葧?huì )計報表。按照形成的時(shí)間順序排列。

　?、芴詈梅獾?。在試卷中填寫(xiě)備考表格的內容，如立卷人、檢查人員、立卷時(shí)間等。

　?、莅错樞蜓b訂封面、卷內目錄、會(huì )計報表、封底即可。

　　整理會(huì )計帳簿

　　會(huì )計賬簿一般包括會(huì )計總賬、明細賬、現金出納賬、銀行存款賬、固定資產(chǎn)賬、各種輔助賬等。，并在年終決算后根據賬簿的類(lèi)型進(jìn)行整理。在整理過(guò)程中，按照賬簿名稱(chēng)立卷，每本賬簿都可以作為一卷處理，無(wú)需單獨打開(kāi)，也無(wú)需重新整理。

　　整理會(huì )計賬簿時(shí)，應注意以下事項：

　　檢查帳簿扉頁(yè)是否填寫(xiě)完整：

　　(2)固定賬簿不拆開(kāi)空白頁(yè)，保持其原貌。記錄賬簿頁(yè)面的后一行應分別畫(huà)一條紅線(xiàn)，以示使用結束，使用賬簿頁(yè)面和空白賬戶(hù)頁(yè)面的頁(yè)面數量應在文件準備表中詳細記錄;

　　(3)活頁(yè)帳簿應抽出空白頁(yè)，在帳頁(yè)右上方重新編號已記帳的帳頁(yè)，然后裝訂成冊，安裝封面和封底。

　　例2：會(huì )計賬簿組卷案例。

　　XXX(單位名稱(chēng))二〇〇九年現金出納賬戶(hù)

　　XXX(單位名稱(chēng))二〇一〇年度銀行存款賬戶(hù)

　　整理會(huì )計憑證

　　會(huì )計憑證一般包括各種報銷(xiāo)憑證、現金憑證、銀行轉賬憑證、銷(xiāo)售憑證、成本核算憑證、員工工資憑證、資產(chǎn)憑證等憑證材料。會(huì )計憑證一般按記賬順序裝訂成冊，厚2.5~3.5。cm，封面內容填寫(xiě)完整。在整理過(guò)程中，會(huì )計人員在會(huì )計工作中的成果要遵循，每一份已經(jīng)由會(huì )計人員裝訂成冊的憑證都要作為一卷處理，即一份憑證是一卷，不能拆開(kāi)，也不需要單獨組裝。

　　其它類(lèi)會(huì )計檔案的整理

　　會(huì )計檔案移交清單、會(huì )計檔案保管清單、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清單等。，統一歸入其他類(lèi)別進(jìn)行整理，并根據保管期限進(jìn)行整理。每本清單都是一個(gè)保管單位，也就是一個(gè)檔案，編一個(gè)檔案號，不需要單獨整理立卷。

　　會(huì )計裝訂是每個(gè)會(huì )計人員必備的會(huì )計技能。會(huì )計憑證記賬后，應及時(shí)裝訂。裝訂范圍:原始憑證、會(huì )計憑證、科目匯總表、銀行對賬單等?？颇繀R總表的工作底稿也可以作為科目匯總表的附件進(jìn)行裝訂。使用計算機的企業(yè)也應該裝訂轉賬憑證清單。

　　工具/原材料：

　　專(zhuān)用于裝訂憑證的錐子針(回形針、大頭針)、線(xiàn)條、膠水、對角紙(專(zhuān)門(mén)用于會(huì )計裝訂)

　　會(huì )計師裝訂工作：

　　1、會(huì )計憑證裝訂:一般每月裝訂一次，裝訂后的憑證每年妥善保管歸檔。(會(huì )計檔案的裝訂主要包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等文字資料的裝訂)

　　2、會(huì )計帳簿裝訂：各類(lèi)會(huì )計帳簿年度結帳后，除跨年使用的帳簿外，其它帳簿應按時(shí)整理。

　　3、會(huì )計報表裝訂:會(huì )計報表編制及時(shí)提交后，保留的報表按月裝訂成冊，防止丟失。小企業(yè)可以按季裝訂成冊。

　　會(huì )計證書(shū)裝訂前的準備工作：

　　1、分類(lèi)整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全;

　　2、裝訂成冊的本數按照憑證匯總日期歸集(如按上、中、下三年匯總歸集)確定;

　　3、取下憑證中的金屬物(如訂書(shū)釘、大頭針、回形針)，將大頁(yè)或附件折疊成記賬憑證大小，避免裝訂線(xiàn)，以保持數字完整;

　　4、整理檢查憑證的順序號。如有顛倒，應重新排列。如果發(fā)現號碼不足，應找出原因。然后檢查附件是否有遺漏，是否附有領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單;

　　5、會(huì )計憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、審計、會(huì )計、制單等)的印章是否齊全。