一般來(lái)說(shuō)，檔案是指具有保存價(jià)值的各種形式的原始記錄，是人們在各種社會(huì )活動(dòng)中直接形成的。以下是紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)內容，主要從紙質(zhì)檔案和電子檔案的區別以及如何將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案兩個(gè)方面進(jìn)行介紹，希望對大家有所幫助!

　　1、紙質(zhì)文件和電子文件有什么不同?

　　(1)歸檔

　　把處理好的文件整理好，定期交給檔案部門(mén)歸檔紙質(zhì)檔案。

　　與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的歸檔更為復雜，歸檔方式包括物理歸檔和有序歸檔。

　　有組織的歸檔方式是通過(guò)信息設備將電子文件中的地址存儲在網(wǎng)絡(luò )設備中的相關(guān)存儲設備中。文件部記錄歸檔的詳細電源，信息設備直接查看電子文件。有組織的歸檔方式對信息設備要求很高，需要高超的技能、相關(guān)的業(yè)務(wù)和信息設備。具體條件應具有非常嚴格的管理方法和穩定的網(wǎng)絡(luò )系統環(huán)境。

　　物理歸檔是將電子檔案從機器中取出備份，移交檔案部門(mén)進(jìn)行脫機保存。

　　(2)整理

　　將需要整合的文件整理到位，組合、排序、區分和編輯文件，形成一個(gè)完整的系統。組合、區分、編輯和排序文件中的整體內容、地址來(lái)源、構圖方法和時(shí)間等歷史信息。紙質(zhì)文件的整理比較復雜，基本都是手工操作，效率低，勞動(dòng)強度大。

　　電子檔案的整理涵蓋了兩個(gè)方面?∶對數據庫進(jìn)行排序和分類(lèi)。因為電子文件可以通過(guò)計算機系統有效、快速、全方位地進(jìn)行序列，所以電子文件可以自動(dòng)組合和分類(lèi)，以滿(mǎn)足不同的需求。

　　編目和審核(3)

　　編目紙質(zhì)檔案記錄卷中文檔的相關(guān)目錄信息、完整的準備表、整個(gè)封面編目和編號等。，最后形成一個(gè)完整的目錄。這些目錄將通過(guò)實(shí)際操作進(jìn)行審查。

　　電子文件在計算機系統中具有很強的推理功能和邏輯性，可以自行處理摘要、全文和文件名稱(chēng)，選擇關(guān)鍵詞轉換成標準的分類(lèi)號和主題詞，從而實(shí)現自動(dòng)引用標準。根據電子文件檢索系統，電子文件檢索可以提供多種檢索方法，可以更好地滿(mǎn)足用戶(hù)的不同檢索需求。

　　保護方面的差異(4)

　　載體壽命的差異

　　纖維素的質(zhì)量是決定紙張質(zhì)量的因素。為了提高紙質(zhì)檔案的整體質(zhì)量，在保護檔案的過(guò)程中，必須解決化學(xué)反應所需的條件。

　　電子文件使用的設備是光盤(pán)和磁性載體。光盤(pán)通過(guò)灣光獲取和存儲信息。目前，光盤(pán)使用的記錄載體包括合金、碳鋁中的化合物、硒和激光作用下發(fā)生變化的一些相關(guān)材料。磁粉中殘留的磁性化合物是記錄信息的決定性因素，會(huì )因外部磁場(chǎng)的破壞而消磁或退磁。

　　2、怎樣將紙質(zhì)文件轉換成電子文件?

　　電子文件是指通用電子圖像文件的集合，通過(guò)計算機磁盤(pán)等設備存儲，與紙質(zhì)文件相對應，相互關(guān)聯(lián)，通常以文件為單位。

　　(1)可以打開(kāi)手機的微信軟件，然后進(jìn)入微信界面，迅速將紙質(zhì)表格轉換成EXCEL電子版。

　　點(diǎn)擊箭頭指向的小程序選項按鈕，進(jìn)入微信主界面。

　　進(jìn)入小程序界面后，用放大鏡搜索，用表格文字識別標志，進(jìn)行操作。

　　(4)進(jìn)入表格文字識別界面后，點(diǎn)擊下面的相冊，打開(kāi)需要識別的帶表格的圖片，或者點(diǎn)擊拍照，對著(zhù)紙質(zhì)表格拍照。

　　上傳圖片后，表格文字識別界面將顯示識別。

　　(6)然后點(diǎn)擊預覽識別結果，結果將顯示在手機界面上。

　　選用查看方法，選用Excel軟件打開(kāi)，或在彈出菜單中與他人分享其它內容。