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歸檔文件的排列以“原因”為原則，即同一原因的相關(guān)文件應排列在一起。原因可以指一件具體的事情，也可以指一個(gè)具體的問(wèn)題，也可以指一個(gè)相對緊密的工作過(guò)程。并盡可能將關(guān)系密切的文件材料(如一次活動(dòng)、一項工作、一次會(huì )議形成的文件材料)整理在一起。
1.以年為界，按照年-儲存期相對集中排序。(一)全宗單位的檔案集中歸檔的，應當從1開(kāi)始編一個(gè)較大的序號為一個(gè)保管期限；(2)全宗單位內各部門(mén)(即機構)分別整理歸檔的，每個(gè)部門(mén)(即機構)按保管期限編三個(gè)小序號。
2.保存期限，根據問(wèn)題和內容確定；按照長(cháng)久、長(cháng)期/30年、短期/10年的順序。
3.同一原因形成的文件按文件生成的時(shí)間順序排列。
根據國家有關(guān)規定，參與檔案數字化加工服務(wù)外包的公司得要具備相關(guān)保密資質(zhì)，并應與檔案數字化加工服務(wù)委托方簽訂數字化加工服務(wù)外包協(xié)議(合同)，協(xié)議(合同)應對檔案信息安全做出具體要求。根據文件盒的厚度選擇合適厚度的文件，文件盡量與文件盒融為一體(即文件盒盡量填滿(mǎn))，這樣文件豎立時(shí)不會(huì )彎曲或損壞。
2.按照排列的順序裝箱；一個(gè)箱子裝滿(mǎn)后，按順序放入下一個(gè)箱子。
3.不要把不同年份的歸檔文件放在同一個(gè)文件盒里。
4.不要將不同保存期限的歸檔文件放在同一個(gè)文件盒中。
5.全宗單位內各部門(mén)(即機構)組織歸檔的，不同部門(mén)(即機構)的檔案不應裝在同一個(gè)箱內。
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