隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化技術(shù)日趨成熟，各種檔案管理系統相繼推出。這為檔案部門(mén)選擇檔案管理系統提供了較大的空間，同時(shí)也容易造成檔案部門(mén)在選擇上的猶豫。

在選擇檔案管理系統之前，一定要先搞清楚單位的實(shí)際情況和自己的工作需要。為什么需要它？現有的軟硬件條件能否支持文件管理系統的正常運行？你希望通過(guò)使用文件管理系統等達到什么樣的效果。如果你不知道這一點(diǎn)，你的選擇將是盲目和無(wú)效的。單位性質(zhì)、經(jīng)濟地位、檔案數量、館藏結構的不同影響了他們對檔案管理系統的需求。如果一些檔案部門(mén)計劃同時(shí)建設電子文件機構和數字檔案館，他們對檔案管理系統的功能要求會(huì )更多方面；有的只是想實(shí)現檔案目錄的數字化檢索，要求比較簡(jiǎn)單。再比如，有的檔案部門(mén)已經(jīng)在系統單機版錄入了上萬(wàn)條目錄數據。如果他們想現在更新系統，他們得要考慮這些數據的遷移。沒(méi)有相對通用的文件管理系統，你得要了解自己的需求，并明確表達給系統廠(chǎng)商，這樣你才能購買(mǎi)到滿(mǎn)意的系統。

檔案管理系統的核心是檔案業(yè)務(wù)而不是技術(shù)。采用新技術(shù)是好的，但是開(kāi)發(fā)技術(shù)本身永遠不能代表系統的核心價(jià)值。在選擇系統時(shí)，你應該了解系統開(kāi)發(fā)和服務(wù)提供商的聲譽(yù)。因為系統不同于普通商品，采購單位對其使用得要有一個(gè)了解和掌握的過(guò)程，每個(gè)使用單位都有其特殊性。有必要調整系統的功能，使其更好地發(fā)揮作用。因此，系統開(kāi)發(fā)和服務(wù)提供商的服務(wù)質(zhì)量將影響檔案管理系統功能的實(shí)現。