電子文件的載體不穩定，容易損壞。隨著(zhù)計算機信息管理網(wǎng)絡(luò )的建立和發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸到互聯(lián)網(wǎng)上。上線(xiàn)前按照信息管理部門(mén)的統一要求進(jìn)行了文件格式轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性。對于那些沒(méi)有傳輸到計算機信息管理網(wǎng)絡(luò )的具有保存價(jià)值的電子文件，電子文件形成部門(mén)要進(jìn)行編目和整理，也要利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)傳輸到檔案部門(mén)。借助信息管理網(wǎng)絡(luò )，可以在各業(yè)務(wù)管理機構和檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔快捷網(wǎng)絡(luò )線(xiàn)路，建立依附于信息管理網(wǎng)絡(luò )的專(zhuān)門(mén)歸檔子系統。具有保存價(jià)值的線(xiàn)上線(xiàn)下電子文件通過(guò)該系統傳輸到檔案部門(mén)。檔案部門(mén)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，對歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論采用何種方式歸檔，都得要由電子文件形成單位按照統一的格式進(jìn)行編目、整理，然后傳輸到檔案部門(mén)，檔案部門(mén)不能自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對其數據的真實(shí)性和準確性負責。檔案部門(mén)接收的所有電子文件都應存儲在光盤(pán)中，還是不要存儲在磁盤(pán)上。

電子文件形成部門(mén)熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯(lián)系，是歸檔工作的主要負責人，對工作價(jià)值的認定很有發(fā)言權；檔案部門(mén)能掌握歸檔的原則和方法，了解全局，能起到檢查和協(xié)調的作用；計算機信息管理部門(mén)不僅是電子文件的形成單位，也是設計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò )、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔的制度化、規范化中發(fā)揮著(zhù)重要作用。