對于一個(gè)企業(yè)或者一段歷史來(lái)說(shuō)，會(huì )涉及到相關(guān)的信息，通過(guò)匯總編號將分散的信息形成一系列完整的文件。這個(gè)過(guò)程可以稱(chēng)之為文件整理。那么文件整理的目的是什么呢?它的含義是什么?

　　首先，檔案整理有三個(gè)特點(diǎn):準確性、完整性和便利性。一是為了檢查數據的準確性和驗證需求，保存了原始數據;二是方便建立人事或項目簡(jiǎn)歷;三是數據保存的完整性和連續性;確保數據的真實(shí)性，以便后續參考。

　　所以文件整理的意義是什么?它的意義可以歸結為六點(diǎn)。

　　準確反映企業(yè)的成長(cháng)過(guò)程。

　　檔案記錄了企業(yè)成長(cháng)的全過(guò)程，從什么時(shí)候開(kāi)始，企業(yè)家是誰(shuí)，什么時(shí)候盈利，什么時(shí)候擴張，幾次調整戰略目標，領(lǐng)導是否變更等。，所有這些都可以從企業(yè)檔案中找到答案。

　　第二，決策制定的參謀和幫手。

　　企業(yè)在做決策和制定計劃時(shí)，需要搜索歷史數據，進(jìn)行同比分析或比較計劃。對于檔案整理好的企業(yè)來(lái)說(shuō)，死檔案比活幫手強。好記性不如爛文筆。人腦記憶中總有錯誤。沒(méi)有檔案資料，你不能做決定。

　　第三，防止企業(yè)商業(yè)秘密泄露。

　　企業(yè)檔案涉及商業(yè)秘密。如果不統一整理，管理人員可以個(gè)人處理，必然容易丟失，丟失時(shí)可能會(huì )泄露秘密。檔案不僅要統一整理，還要保密。

　　第四，企業(yè)宣傳資料庫

　　文件整理好的企業(yè)需要宣傳的時(shí)候，只需要在檔案室獲取信息，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作。文件整理好的企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，有利于宣傳和擴大企業(yè)影響力。

　　五是企業(yè)文化的活標本

　　企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規范、員工行為、工廠(chǎng)外觀(guān)等諸多方面的投射或反映。對于整理檔案的企業(yè)來(lái)說(shuō)，在完善企業(yè)文化的時(shí)候，不需要編造，只需要整理、補充、完善所有員工認可的價(jià)值觀(guān)、制度規范、行為準則，就可以擁有企業(yè)文化的基本內容。

　　員工成長(cháng)的斷代史

　　很多企業(yè)員工進(jìn)來(lái)的時(shí)候都是一張表，出去的時(shí)候也是一張表。人事部門(mén)應定期將離職員工檔案移交檔案管理部門(mén)。人事部門(mén)要加強員工檔案管理，每年補充更新員工檔案內容，準確及時(shí)地記錄員工成長(cháng)的步伐。企業(yè)人事檔案應成為員工成長(cháng)的斷代史。

　　通過(guò)分析，我們可以了解檔案整理的目的和意義，對檔案整理有了全新的認識。檔案整理不僅方便，而且科學(xué)規范的檔案整理可以不斷提高一個(gè)企業(yè)的管理水平，是為經(jīng)濟發(fā)展和社會(huì )進(jìn)步提供發(fā)展動(dòng)力的主要措施。