在科技飛速發(fā)展的社會(huì )背景下，以往的檔案管理模式跟不上新時(shí)代發(fā)展的步伐。早在2012年，國家檔案局負責人就在召開(kāi)全國安全體系建設會(huì )議時(shí)鄭重提出“檔案三體系”建設，這表明檔案數字化建設對檔案資源服務(wù)利用的重要性。隨著(zhù)數字社會(huì )和大數據時(shí)代的到來(lái)，檔案數字系統的建設也進(jìn)入了一個(gè)快速的渠道，這對于相關(guān)的檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)既是機遇，也是挑戰。因此，有必要對檔案管理部門(mén)的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行認識，了解其目前的工作環(huán)境。

　　一是檔案數字化建設的優(yōu)勢

　　數字文件是將不同介質(zhì)的文件信息整合成統一的資源庫，其開(kāi)放性涵蓋了紙質(zhì)文件、影視文件的方方面面，以及文件信息的整個(gè)生產(chǎn)和利用過(guò)程。與傳統的檔案管理模式相比，數字檔案實(shí)現了檔案工作向計算機管理的轉變，增加了檔案管理的科技含量，為管理部門(mén)提供了安全優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)手段。檔案資源的數字化建設不僅可以豐富檔案管理系統平臺的內容，還可以促進(jìn)檔案數字化中圖像處理等高科技技術(shù)的發(fā)展和應用。借助信息技術(shù)，檔案用戶(hù)可以直接快速地搜索和瀏覽所需的檔案資源，大大提高了工作效率和檔案資源的利用率，可以更好地發(fā)揮檔案信息的增值作用。此外，檔案資源的數字化可以大大減少紙質(zhì)文檔的數量，節省一定的紙質(zhì)復印費用和人工修復資金的費用，因為紙質(zhì)文檔的反復查閱和老化。同時(shí)，檔案資源的數字化可以實(shí)現檔案數據項目和原文的在線(xiàn)查詢(xún)和利用，可以有效減少紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)的運營(yíng)，盡量避免對原檔案實(shí)體產(chǎn)生負面影響。