收集、整理和保存工程檔案的方法

　　(一)分工負責，歸口管理。各建設項目施工組織應設立專(zhuān)門(mén)的數據信息管理部門(mén)，負責建設項目的前期和后期，收集、分發(fā)、管理和保存施工組織內外的所有數據信息。信息管理部門(mén)應設置專(zhuān)職數據員，負責具體數據管理。在施工組織內實(shí)現工程檔案資料的歸口管理，使所有文件資料只有一條進(jìn)出口通道，從而保證項目文件資料在組織上的有效管理。實(shí)行分工負責制，實(shí)行檔案資料制作、報批、使用、報檔。各職能部門(mén)直接向信息管理部門(mén)報告工程前期準備材料(包括各種許可證、開(kāi)發(fā)報建、招標材料等)。項目監理資料，主要由監理單位負責制作和歸檔。施工資料，主要由施工作業(yè)部門(mén)進(jìn)行具體的制作、收集、整理，并在每個(gè)部門(mén)完成工程后，統一移交給信息管理部門(mén)。項目竣工驗收資料，由施工作業(yè)部門(mén)編制、收集、匯總、報告、歸檔驗收資料。工程結算數據主要由施工作業(yè)部門(mén)和承包商根據工程結算目錄收集整理，提交給預決算部門(mén)，結算后由預決算部門(mén)歸檔給信息管理部門(mén)。

　　(二)遵守規范，確保質(zhì)量。建筑工程檔案的收集整理要嚴格遵守中華人民共和國《建筑工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328-2001)各項要求標準。按照歸檔范圍、保管年限、組卷排列、文件編目、文件裝訂等要求執行。，從而保證文件的整理和保存質(zhì)量。例如，完成圖紙的組合應該是:

　　1.完成圖紙不裝訂。按照國家標準《技術(shù)繪圖復制圖紙折疊方法》中表1的方法進(jìn)行折疊(即用手風(fēng)琴折疊，用白邊切割)，折疊成4號圖紙(297×210mm)規格，圖面朝內，圖標應暴露。

　　完工圖按單個(gè)項目排列，并按單個(gè)項目中的專(zhuān)業(yè)組卷。以此為例，其它的就不一一贅述了。

　　(三)科學(xué)存儲，安全長(cháng)效。建筑工程是一項百年計劃，我國對工程設計和建設質(zhì)量實(shí)行終身責任制。因此，要求作為建筑工程歷史記錄的工程檔案的存儲，必須經(jīng)得起時(shí)間和歲月的考驗，這是工程建設單位的責任和義務(wù)。因此，各建設單位應適當投資，配備檔案保管設備，確保所有建筑工程檔案在提交當地檔案館前完整無(wú)損，需要本單位保存的數據安全長(cháng)效。同時(shí)，應配備專(zhuān)門(mén)的檔案數據室和現代化的存儲設備，以防潮、防霉、防火、防盜、防輻射、更換。