如何讓分散的檔案與具體的業(yè)務(wù)產(chǎn)生互動(dòng)和化學(xué)作用，讓業(yè)務(wù)帶動(dòng)檔案的積累，讓檔案反哺和拓展業(yè)務(wù)，是檔案管理系統能為組織解決的很重要的問(wèn)題。

1.作為反映組織發(fā)展和運行中的發(fā)展記憶、經(jīng)驗和成果的檔案，如何實(shí)現集中統一管理，避免因人員流失或時(shí)間推移而丟失記憶。

2.檔案有序管理后，檔案如何在組織內部傳播和利用，不會(huì )出現丟失、不規范利用造成的損壞、惡意擴散造成的損失等管理風(fēng)險。

檔案是企業(yè)很規范的知識內容，是企業(yè)管理和發(fā)展的重要基礎，承載著(zhù)企業(yè)的成長(cháng)過(guò)程和經(jīng)驗，是具有參考價(jià)值和促進(jìn)發(fā)展創(chuàng )新的重要資料。檔案管理系統支持檔案管理全過(guò)程的信息處理，包括檔案收集、移交接收、歸檔、保管管理、借閱利用、研發(fā)分發(fā)等。同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉變?yōu)榉?wù)管理模式，服務(wù)管理是業(yè)務(wù)管理的基礎，為企業(yè)決策提供重要的參考價(jià)值。

專(zhuān)業(yè)檔案管理系統的優(yōu)勢：

1.數據庫存儲：與一般系統不同，數字文檔存在于數據庫中，無(wú)法在計算機目錄中查看。

2.批量處理能力：可批量創(chuàng )建、錄入、上傳，支持紙質(zhì)文件從掃描、錄入、上傳一體化處理。

3.簡(jiǎn)化歸檔：電子案例文件還可以啟動(dòng)流程以實(shí)現協(xié)作歸檔。

4.存儲位置：可以兼顧物理文件和數字文件的統一管理，記錄文件的存儲位置。