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應建立完善的數字化全過(guò)程管理文件，加強對數字化的管理和監控。包括主要數字化工作計劃、紙質(zhì)文件數字化審批單、文件收發(fā)單、紙質(zhì)文件數字化流程單、質(zhì)量檢查登記表、資料驗收單、驗收報告、數字化成果交接清單等。并且要求準確完整地填寫(xiě)數字化工作各方面的各種工作表格。
數字化外包還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書(shū)、項目合同、保密協(xié)議等。
數字化工作各個(gè)環(huán)節中形成的這些工作文件，包括表格，要加強管理，數字化工作完成后，要進(jìn)行檔案的整理、歸檔和移交。
(1)儲存范圍
驗收后的完整資料應及時(shí)保存，包括紙質(zhì)檔案的數字圖像、存儲目錄數據和元數據的數據庫、紙質(zhì)檔案數字化過(guò)程中產(chǎn)生的各種工作文件等。
(2)存儲載體和存儲方式
存儲載體的選擇應考慮載體的存儲容量、數字成果的存儲目的、存儲期限、財務(wù)狀況、載體市場(chǎng)環(huán)境、載體制造商提供服務(wù)的能力等因素。存儲載體的選擇可以多樣化?？稍诰€(xiàn)、近線(xiàn)、離線(xiàn)在磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等載體上實(shí)現多套存儲，并可根據相關(guān)要求進(jìn)行異地備份。
(3)存儲記錄
數據存儲后，應及時(shí)記錄。同時(shí)要在相應的存儲載體上做好標簽，列出目錄，便于查找和管理。
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