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在實(shí)際情況下，大多數企業(yè)單位在管理自己的文件和檔案時(shí)，除了一些共同的內容外，還有一些特殊的或預期的管理部分，這就要求要使用的檔案管理系統既要滿(mǎn)足共同的文件管理，又要考慮到企業(yè)自身的個(gè)性化文件管理需求。這部分的要求突出表現在檔案信息的錄入和檢索上。
而文獻檢索的操作方式得要基于軟件廠(chǎng)商提供的標準輸入信息和檢索條件；提供可能偏離標準文件信息輸入框架和檢索條件的操作。而且用戶(hù)創(chuàng )建的這部分自定義信息也可以應用到文檔錄入后的文件檢索操作中，使用戶(hù)錄入的信息高度統一和靈活。通過(guò)該功能，用戶(hù)不必拘泥于廠(chǎng)商提供的標準軟件產(chǎn)品操作的規章制度，打破陳規，實(shí)現更加人性化的文檔檔案管理操作。
檔案數字化標準多，涉及著(zhù)錄、數字化、數據、檔案實(shí)體等諸多內容，專(zhuān)業(yè)性強，而檔案部門(mén)人員不足以滿(mǎn)足抽查需求。如果將質(zhì)檢項目單獨承包給第三方公司，將很難避免公司質(zhì)檢的私下串通。之后，抽檢的壓力還是在檔案部門(mén)本身。如果聘用臨時(shí)人員，很難保證其專(zhuān)業(yè)性，項目實(shí)施的階段性特征也會(huì )造成臨時(shí)人員的不穩定性。
檔案數據龐大，經(jīng)過(guò)數字化處理后，人工檢測難度大，標準因人而異，容易導致檔案信息失真、泄露等安全事故。在這方面，我們建議統一使用“檔案數字質(zhì)量檢查系統”軟件，因為該軟件可以準確識別檔案數據、圖像質(zhì)量、分辨率和缺頁(yè)等質(zhì)量檢查工作。
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