1、必須牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著(zhù)密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導的檔案質(zhì)量意識為關(guān)鍵，領(lǐng)導通知必須提高認識，轉變觀(guān)念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò )信息化、數字化建設，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導，要牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量。

　　2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強管理，完善規章制度，建立內部人員的制約機制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來(lái)說(shuō)，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感，要有良好的服務(wù)意識，要有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著(zhù)至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來(lái)加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習。領(lǐng)導要給從事專(zhuān)兼職檔案工作的人員創(chuàng )造業(yè)務(wù)學(xué)習和培訓的機會(huì )，使他們的業(yè)務(wù)知識能更好地適應新時(shí)期檔案工作的要求。

　　3、要把全面實(shí)現檔案的價(jià)值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的標準。每個(gè)從事檔案工作的人員，要通過(guò)加強檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設、教育、科研服務(wù)，促進(jìn)各項工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實(shí)現檔案的真正價(jià)值。

　　4、要牢固樹(shù)立"下道工序是用戶(hù)”的思想。檔案是由多部門(mén)、多人共同完成的，不同部門(mén)、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序” 能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”，就成為檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個(gè)上道"工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶(hù)”，為下道"工序”提供質(zhì)量保證，那么，檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。

　　5、要以預防為主，防檢結合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)"出來(lái)的。根據這一-基本道理，檔案全面質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點(diǎn)，從“事后把關(guān)"轉移到“事先預防”上來(lái)。從管結果轉變?yōu)楣芤蛩?，做到防患于未然?/span>

　　一、檔案室的交接

　　1、檔案室交接時(shí)，首先檔案管理人員要整理好檔案室內的檔案建立檔案交接表。

　　2、交接人與接收人要逐一-清點(diǎn)核實(shí)檔案，然后再檔案交接表_上雙方簽字。

　　3、接收人要熟悉檔案室內的所有檔案分布情況。

　　二、檔案的交接

　　1、歸檔資料:歸檔資料少時(shí)需由交檔人填寫(xiě)《檔案交接記錄》，登記好時(shí)間、檔案名稱(chēng)、數量等相關(guān)信息。數量多時(shí)除了要填寫(xiě)《檔案交接記錄》,同時(shí)，還要向檔案管理人員提供交接檔案的詳細目錄(紙質(zhì)版、電子版)。

　　2、檔案管理員進(jìn)行檔案資料的確認，經(jīng)雙方核實(shí)認可后，交接雙方相互簽字確認。

　　3、檔案管理員根據歸檔資料的類(lèi)別進(jìn)行存檔,并建立書(shū)面和電子檔案目錄。

　　4、各類(lèi)檔案要按類(lèi)別、用途分別存檔，整理出書(shū)面及電子目錄，便于管理和查閱。

　　5、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確。熱敏紙傳真件和字跡易(或已嚴重)褪化的文件材料(用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě))應附上復印件。

　　6、平時(shí)合同交接時(shí)每月的15日、30日集中交接

　　檔案借閱注意事項

　　1、借閱人填寫(xiě)《檔案借閱登記表》,注明借閱檔案名稱(chēng)、借閱理由及歸還期限。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。

　　3、所借檔案的復印件的內容僅供本次借閱事由涉及的用途，不得作為他用。

　　4、借閱人應愛(ài)護檔案，注意安全和保密，嚴謹私自復印、抽卷、抽頁(yè)、涂改和污損。

　　5、檔案歸還:

　　1)檔案管理員要及時(shí)催促檔案借閱者按時(shí)歸還檔案，并在檔案歸還時(shí)嚴格檢查驗收，保證檔案完好。

　　2)營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證等原件當天借當天還。

　　日常管理:

　　做好檔案室的衛生清潔，定期進(jìn)行通風(fēng)，做好物品防潮、防腐、防蟲(chóng)、防火、防塵、防曬等工作。