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眾所周知，與傳統的紙質(zhì)檔案管理方式相比，建立檔案管理系統，實(shí)現電子檔案管理和數字檔案管理，可以方便地將大量的信息存儲在一起，而不占用大量的辦公空間。一個(gè)足夠強大的檔案平臺還會(huì )配備智能檢索等功能，可以實(shí)現準確搜索定位。在企業(yè)中部署一個(gè)好的文件管理系統，可以讓企業(yè)的運作更加快捷好用。
不同的企業(yè)對文件管理系統會(huì )有不同的需求。當然，在選擇系統的時(shí)候，要衡量系統的功能是否符合自己的需求。這里需要強調的是，在選擇文件管理系統的時(shí)候，我們并不是一味的追求功能強大，然后功能強大多樣。如果我們不使用它們，只會(huì )浪費企業(yè)的采購成本，這不是理性之舉。當然，無(wú)論是哪種文件管理系統產(chǎn)品，我們都應該考慮以下基本因素：
1.安全
顯然，員工電子檔案系統中存儲的信息不僅是員工的私人信息，也是企業(yè)的機密信息。選擇技術(shù)水平達標、有安全證書(shū)的文件系統，是企業(yè)數據安全的很大保障。
2.簡(jiǎn)單易學(xué)
在企業(yè)內部，無(wú)論實(shí)施哪種新制度，員工都必然需要一定的時(shí)間和精力去適應。一個(gè)易于使用的系統可以降低員工的學(xué)習成本，不僅可以使文件系統在企業(yè)內部更快地工作，還可以提高員工的滿(mǎn)意度。
3.展開(kāi)性
企業(yè)是不斷發(fā)展變化的，員工檔案制度也需要不斷適應企業(yè)發(fā)展的需要。選擇擴展性強的系統，可以及時(shí)添加新的功能，滿(mǎn)足企業(yè)當前發(fā)展的需要。
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