01什么是建設工程檔案資料？

基本建設工程檔案資料是指在整個(gè)建設項目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產(chǎn)準備、試運行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其他載體的材料。

02檔案資料如何管理？

1）工程檔案資料工作是工程建設過(guò)程的一部分，應納入建設全過(guò)程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監督、檢查，并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2）為了便于各個(gè)管理環(huán)節的銜接，檔案資料室配備專(zhuān)職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

3）工程建設中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統一管理發(fā)放，各有關(guān)部門(mén)和單位指定專(zhuān)人辦進(jìn)領(lǐng)用手續。

4）設備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門(mén)開(kāi)箱驗收后，設備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統交檔案資料室統一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細賬。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗，各項工程竣工決算的之后付款得要由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

5）購置技術(shù)資料、圖書(shū)、標準由檔案部門(mén)統一申請，經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門(mén)自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書(shū)、標準的報銷(xiāo)憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷(xiāo)手續。

03歸檔文件的質(zhì)量規定

1）凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本（即得要有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還得要加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。

2）施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書(shū)寫(xiě)也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員得要簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

3）調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

4）主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。

5）書(shū)寫(xiě)規定

5.1 書(shū)寫(xiě)字跡工整，圖樣清晰。

5.2 書(shū)寫(xiě)墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書(shū)寫(xiě)。

5.3 文件書(shū)寫(xiě)格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關(guān)文件編寫(xiě)要求；漢字簡(jiǎn)化應符合國家頒發(fā)的有關(guān)規定。

6）書(shū)寫(xiě)材料的大小尺寸應規范，裝訂邊空白間距應為25mm，裝訂邊空白間隙內不能進(jìn)行書(shū)寫(xiě)和留有信息。

五步理清建設工程檔案資料

1同步收集

工程檔案包含立項文件、施工合同、設計資料、監理文檔、竣工決算等多項內容，在工程開(kāi)展的各環(huán)節中實(shí)時(shí)收集資料，在資料送審環(huán)節直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。

2完整、準確、真實(shí)

工程檔案專(zhuān)業(yè)性強，且與公司的投資成本緊密相關(guān)，重要性非同小可。全體員工、分公司工程人員進(jìn)行檔案審核方面的專(zhuān)門(mén)培訓。結合實(shí)際對關(guān)鍵審核要點(diǎn)再次作了提煉：

完整性：各環(huán)節文檔齊備、簽字蓋章齊全。

準確性：除各類(lèi)技術(shù)參數外，著(zhù)重審核工程量、設計變更、材料平衡數據。

真實(shí)性：著(zhù)重根據文本內容，再次確保隱蔽工程100%到現場(chǎng)記錄及簽證手續完備。

3學(xué)習與合作

學(xué)習先進(jìn)歸檔經(jīng)驗，做好資料臨時(shí)保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動(dòng)速度快，數量龐大，臨時(shí)保管也是重要課題。經(jīng)過(guò)學(xué)習，工程建設部對收集的資料進(jìn)行分類(lèi)、編號，統一存放，確保資料妥善保管。

通過(guò)學(xué)習平臺檢索及實(shí)地考察，思考并形成對歸檔后資料的調閱使用管理模式，即創(chuàng )建通過(guò)索引目錄實(shí)現資料的齊全及追溯管理模式。

4編寫(xiě)“檔案目錄”

工程建設平均每年專(zhuān)項達到20個(gè)以上，單項建設量更是高達上萬(wàn)個(gè)。各類(lèi)文檔的追溯與尋找十分困難。應在各單項工程生命周期中，以單項任務(wù)號為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設部，紙質(zhì)文檔移交綜合辦，實(shí)現清晰索引，并雙重備份。

5斷舍離

隨著(zhù)工程建設工作的開(kāi)展，工程檔案管理也經(jīng)歷了多次模式轉變，倉庫中存在一些老資料的堆砌現象。應定期對老資料進(jìn)行多方面清查，逐個(gè)核實(shí)，力爭不多頭管理、不重復歸檔，排除管理干擾，減少無(wú)效管理成本。